Miten saapuneet todistukset tarkistetaan ja säilytetään?
Lyhyt vastaus
Saapunut todistus tarkistetaan ennen käyttöä. Oikea henkilö, ajanjakso, perhesuhteet ja käyttötarkoitus ovat olennaisia.
Näin se toimii
Tallenna lopullinen asiakirja ja sen mahdolliset liitteet niin, että tiedonantaja ja päiväys näkyvät. Merkitse, mihin ketjun osaan se kuuluu ja mitä vielä puuttuu.
Säilytä alkuperäinen tai tarvittava todennettava sähköinen versio. Vastaanottajan hyväksymä kopio ja todistuksen alkuperä voivat vaatia eri selvityksen.
Käytännön esimerkki
Tilaaja huomaa, että tiedosto koskee väärää samannimistä henkilöä. Hän pysäyttää käytön ja ottaa yhteyttä antajaan ennen perukirjan täydentämistä.
Mitä kannattaa huomioida?
Sukuselvityksessä on myös elossa olevien ihmisten henkilötietoja. Jaa niitä vain tarpeelliseen asiointiin ja suojaa aineisto. Palvelutilin sulkeminen ei korvaa oman asiakirjakokonaisuuden turvallista säilyttämistä.
Lue myös
Lähteet ja tarkistus
- Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus
Tarkistettu 13.10.2026.